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L’avvio del procedimento di mediazione è semplice, rapido ed informale: per avviare un incontro di mediazione presso l’Organismo di Conciliazione Forense la parte interessata deposita presso la Segreteria dell’Organismo stesso, il modulo di domanda di mediazione, debitamente compilato.
La Segreteria dell’Organismo si attiverà per contattare, via fax o tramite lettera raccomandata, l’altra parte per verificarne la disponibilità a partecipare all’incontro.
Se l’altra parte accetta il tentativo di conciliazione, dovrà far pervenire alla Segreteria dell'Organismo il modulo di adesione, entro 8 giorni dalla data fissata per l'incontro.
Nel caso le parti fossero già d'accordo ad attivare la procedura, possono rivolgersi direttamente alla Segreteria dell'Organismo depositando il modulo di domanda di mediazione congiunta.
La Segreteria dell'Organismo provvederà a comunicare alle parti ogni informazione considerata utile relativa allo stato della procedura.

La parte che aderisce ad una mediazione deve far pervenire alla Segreteria dell’Organismo il modulo di adesione, entro 8 giorni dalla data fissata per l'incontro.
Il modulo deve essere accompagnato da ricevuta di pagamento delle spese di avvio della procedura
La mancata comunicazione, nel termine suindicato, in mancanza di comunicazione di legittimo impedimento a presenziare all’incontro fissato, verrà considerata come rifiuto a partecipare all’incontro e il Mediatore potrà redigere verbale di mancata partecipazione senza giustificato motivo. Si ricorda che dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione il giudice può desumere argomenti di prova nel successivo giudizio ai sensi e per gli effetti dell’art.116, secondo comma, cod. proc. civ., e può condannare la parte costituita che, nei casi di mediazione obbligatorie e/o delegata dal giudice, non ha partecipato al procedimento senza giustificato motivo, oltre al pagamento delle spese processuali e del procedimento, al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto per il giudizio.

I mediatori accreditati sono stati debitamente formati per ascoltare attivamente le part, analizzare i problemi, identificare e separare i diversi temi ed organizzare le questioni per facilitare la risoluzione della controversia. Hanno capacità di generare fiducia e conservare la propria neutralità e capacità di trasformare le posizioni delle parti in interessi e necessità, nonché la competenza di aiutare le stesse parti a promuovere alternative creative, a valutare le loro alternative al di fuori dell’accordo e a realizzare le loro scelte informate.

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Gli avvocati che assistono le parti nel procedimento di mediazione rivestono un ruolo fondamentale sia nella fase di preparazione alla conciliazione che durante l’esperimento del tentativo stesso di conciliazione.
L’avvocato informa il proprio cliente della possibilità di risolvere il conflitto tramite un tentativo di mediazione, descrivendo il procedimento e gli eventuali vantaggi della mediazione nel caso in esame.
L’avvocato suggerisce al cliente di ipotizzare il più ampio numero di soluzioni possibili del conflitto valutando quale possa essere una soluzione accettabile, quale quella ottimale e quale quella inaccettabile, prospettando le eventuali conseguenze in caso di mancata conciliazione.
Durante l’incontro di conciliazione l’avvocato siede accanto al proprio cliente, assistendolo nella trattativa e vigilando sul rispetto delle norme di legge e del regolamento di mediazione, ed ha la facoltà di richiedere, in qualsiasi momento, un incontro riservato con il proprio cliente.
L’avvocato collabora attivamente e positivamente con il mediatore e con il collega che assiste l’altra nella ricerca della soluzione soddisfacente per non soltanto per il proprio cliente ma anche per l’altra parte.
Nel caso di raggiungimento di un accordo, gli avvocati redigono il testo dell’accordo di conciliazione, verificando che il contenuto dell’accordo corrisponda a quanto concordato dalle parti oralmente e che i diritti e gli obblighi previsti dall’accordo siano stati ben compresi dal proprio cliente, ponendo in essere ogni controllo necessario affinché l’accordo abbia i requisiti di validità ed efficacia previsti dalla legge.